Was ist ein Intranet? Welchen Anforderungen soll es gerecht werden? Ist ein Intranet auch ein digitaler Arbeitsplatz? Darüber gibt es unzählige Meinungen und Definitionen. Bei meiner Arbeit als Consultant ist oft genau das die Schwierigkeit, weil durch diese unklare Definition unterschiedlichste Erwartungen mit dem Begriff Intranet assoziiert werden. Das neue Intranet wird sozusagen die Eierlegende-Woll-Milch-Sau und bietet eine Lösung für interne Kommunikation, Kommentare und Likes (social), Prozess-Management, HR Services, Kollaboration basierend auf einem DMS System, und stellt Workflows und Formulare bereit. Natürlich muss das ganze immer noch super einfach zu bedienen sein. Kommt das Ihnen bekannt vor?
Entstehen solche Erwartungshaltungen in Bezug auf das neue Intranet sind drei Ergebnisse so sicher wie das Amen in der Kirche:
- Das Projekt wird enorm komplex, zu viele Parteien sind involviert und überfordert viele Beteiligte.
- Durch den fehlenden Fokus werden die hohen Erwartungen der Benutzer nicht erfüllt und diese sind nach dem GoLive enttäuscht und frustriert.
- Der Aufbau und Betrieb einer solchen monolithischen Applikation wird sehr aufwändig und teuer.
Fokus
Ein modernes Intranet hat einen klaren Fokus. Es hilft dem Mitarbeiter entsprechend seiner Rolle die tägliche Arbeit besser zu erledigen und gegenüber Kunden im Sinne der Unternehmung zu handeln. Der Fokus des Intranets liegt also auf:
- Unternehmenskommunikation: Interner Kommunikation von Vision, Mission, Strategie und Kultur
- Suche: Einer zentralen Suche für Mitarbeiter und Wissen
- Integration: Einbindung von Benachrichtigungen und Informationen aus Drittsystemen
- Social: Beiträge, Reaktionen, Kommentare
Klare Verantwortlichkeiten
Der klare Fokus eines Intranets hilft auch die Verantwortlichkeiten und Aufgaben der verschiedenen Stakeholder klar zu definieren. Wir erleben oft, dass sich interne Kommunikation, HR und IT gegenseitig blockieren. Die Gründe dafür liegen fast immer bei der unklaren Abgrenzung von Intranet, Kollaboration und anderen Business Anwendungen.
Schritt für Schritt
Ja es gibt Abhängigkeiten vom Intranet zur Kollaboration-Plattform und anderen Geschäftsapplikationen. Das bedeutet aber nicht, dass alles gleichzeitig realisiert, migiriert und eingeführt werden muss. Im Zuge der Modernisierung des digitalen Arbeitsplatzes lohnt sich ein Schritt für Schritt Vorgehen. Integrationen sollten „loosely coupled“ sein. So bleibt das System flexibel und Veränderungen können schnell umgesetzt werden.
Damit keine falschen Erwartungen geschürt werden, empfehlen wir von Beginn weg transparent, klar und zielgruppengerecht zu kommunizieren. Am besten ist natürlich, wenn die Kommunikation so rasch wie möglich über das neue Intranet erfolgt und so die Mitarbeiter bereits erste Neuerungen sehen und direkt Feedback geben können.
Umso fokussierter der initiale Rahmen des neuen Intranets definiert ist, umso besser wird das Ergebnis.
