Der Trend hin zu modernen Tools für Zusammenarbeit wie Microsoft Teams, Slack oder Google’s GSuite schreitet unaufhaltsam voran. Diese Entwicklung der neuen Form von Kommunikation und Zusammenarbeit haben die meisten von uns im privaten Bereich dank Apps wie WhatsApp, Dropbox, OneDrive und Facebook schon lange vollzogen und wir kennen die damit verbundenen Herausforderungen. Wir haben mehr Kommunikationskanäle und Möglichkeiten Dokumente, Fotos, Videos zu teilen als je zu vor. Wir nutzen instinktiv je nach Personenkreis (Familie, Freunde, Verein, etc.) diejenigen Apps welche den Zweck intuitiv erfüllen.
Im Kontext einer Organisation versuchen wir nun die gleichen Prinzipien anzuwenden wie im privaten Bereich, doch dies gestaltet sich um einiges komplexer. Einerseits erschweren rechtliche Rahmenbedingungen die Anwendung, andererseits sind die Anforderungen je nach Rollen komplett verschieden. Zudem hat sich in den vergangenen Jahren eine Kultur verankert, wie Informationen geteilt werden respektive zusammengearbeitet wird. Ohne diese zu werten ist es wichtig, dass vor der Einführung neuer Tools wie Teams oder Slack auch eine neue Arbeitskultur gefordert ist.
Verschiedene Studien zeigen, dass Unternehmen viel zu oft und zu früh über technische Tools sprechen und zu wenig über die Auswirkungen einer solchen Transformation auf die Unternehmenskultur. Unsere Erfahrung aus zahlreichen Kundenprojekten lehrte uns, dass die Reihenfolge der Tätigkeiten bezüglich Einführung von modernen Arbeitsformen und Tools entscheidend sind für den Erfolg einer solchen Transformation. Zuerst ein moderner Kommunikationskanal für alle Mitarbeiter etablieren (Intranet) und erst im zweiten Schritt die Kollaborations-Plattform Microsoft Office365. Leider erleben wir viel zu oft, dass es andersrum umgesetzt wird, was dazu führt, dass die Endbenutzer überfordert bis hin zu frustriert reagieren.
Kultur und Werte prägen die neue Art der Zusammenarbeit
Es lohnt sich einige grundsätzliche Fragen zu stellen, warum neue Arbeitsformen eingeführt werden sollen. Wir machen dies nicht bloss, weil es jetzt gerade ein Trend ist:
- Besseren Kundenservice bieten
- Effizienter und schneller werden
- Innovation und Zusammenarbeit in interdisziplinären Teams fördern
- Ein modernes Arbeitsumfeld bieten, um Talente anzuziehen
- Kosten sparen
Sind die Ziele einmal klar, lassen sich daraus unter der Berücksichtigung der rechtlichen Rahmenbedingungen die Arbeitskultur und Governance definieren. Am besten geschieht dies in einem Gremium mit Vertretern aus unterschiedlichen Rollen und Hierarchien.
Erwartungshaltung mit transparenter Kommunikation steuern
Je früher offen und transparent kommuniziert wird, desto besser können sich die Mitarbeiter auf die Veränderungen einstellen und Bedenken anbringen. Die Kommunikation sollte möglichst authentisch, einfach und regelmässig geschehen. Am besten bereits über ein modernes Kommunikationstool wie ahead, dass sich später nahtlos in die moderne Arbeitsplattform integrieren lässt. Dies vermittelt Sicherheit und dient auch in Zukunft als digitales Eingangstor in den Arbeitsalltag.
Hilfestellung für alltägliche Aufgaben
Mit der Einführung einer Plattform wie Microsoft Teams kommen nebst enorm vielen Vorteilen vor allem in der Anfangsphase auch einige Herausforderungen. Bei vielen Fragen gibt es nicht ein klares richtig oder falsch, wann welches Tool eingesetzt wird, es geht viel eher darum, dass innerhalb der Organisation ein einheitliches Verständnis herrscht:
- Wann erstelle ich ein neues Microsoft Teams, wann einen neuen Channel
- Wann kommuniziere ich via Teams Chat, wann via E-Mail oder Telefon
- Wo lege ich meine Dokumente ab
- Wo verwalte ich meine persönlichen Aufgaben, wo die Team-Aufgaben
- Wo teile ich Wissen
- Etc.
Solche Fragen sind während der Einführung normal. Wichtig ist, dass über diese Fragen schon vor dem Roll-out Klarheit herrscht und die Antworten einfach zugänglich gemacht und laufend ergänzt werden. Auch hier hilft ein Tool wie ahead, über welches Neuigkeiten bezüglich der Transformation mit allen Mitarbeitern geteilt werden kann.
Die oben erwähnten drei Punkte sind weder wissenschaftlich anspruchsvoll noch technologisch komplex. Sie schaffen lediglich Klarheit und erhöhen so den Erfolg für die Transformation in die neue Arbeitswelt. In vielen Fällen lohnt es sich eine erfahrene Person beizuziehen, welche Beispiele und Best Practices vermitteln kann.
