Im Jahr 2015 hieß es, dass SharePoint zurück ist und stärker denn je. In der Tat ist es erstaunlich, wie SharePoint wieder auf die Siegerstraße zurückgefunden hat und nun das zentrale Tool für Kollaboration und Intranet als Teil von Microsoft 365 und Office 365 ist. In den letzten Jahren hat Microsoft seine komplette UI erneuert und bietet mit SharePoint Modern eine moderne Cloud-First- und Mobile-First-Benutzeroberfläche. Mit den SharePoint Communication Sites steht ein leistungsfähiges Werkzeug zur Verfügung, das die Erstellung von modernen, nutzerzentrierten Intranets ermöglicht.
Das SharePoint Ökosystem
Gleichzeitig hat sich rund um SharePoint Modern ein reichhaltiges Ökosystem gebildet. Da wäre einerseits eine Fülle an Open Source Erweiterungen wie z.B. das SharePoint Starter Kit, welches als Basis eines Intranet Projekts dienen kann. Andererseits gibt es auch über 50 sogenannter Intranet-in-a-box Produkte. Kostenpflichtige Erweiterungen, welche auf SharePoint Online aufsetzen. Sie bieten einen sehr reichhaltigen Feature-Katalog, welche keine Wünsche offenlässt.
SharePoint Online ist vergleichbar mit einem Legobaukasten: man kann sich richtig austoben und alles Mögliche damit bauen. Die Versuchung ist folglich gross, sich als interne IT die Umsetzung des neuen Intranets selbst in Angriff zu nehmen. Es gibt da aber einige Stolpersteine, welche nicht ausseracht gelassen werden dürfen.
Die Fähigkeiten von SharePoint sind auch seine größte Schwäche
Die Entscheidung, wann und wie die Bausteine Communication Sites, Office 365 Groups, SharePoint Hub Sites, Microsoft Teams, Yammer usw. eingesetzt werden, ist alles andere als trivial. Ohne klare Informationsarchitektur, welche auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt ist, endet dies meistens im Chaos. Auch besteht die Gefahr, dass einzelne Site Owner ihrer Fantasie freien Lauf lassen und sich gegenseitig mit “fancy” Pages übertrumpfen wollen. In der Folge verlieren sich die Benutzer, finden die gewünschte Information nicht und das Intranet verkümmert.
Haben sie einen Intranet-Profi im Unternehmen?
Das Erarbeiten einer Informationsarchitektur ist das eine, die Einhaltung dieser Regeln noch viel schwieriger. Entweder betraut man nur ein kleines, gut ausgebildetes Team mit der Aufgabe. Meistens ist dies aber weder sinnvoll noch möglich. In der Praxis ist die Pflege der Intranet Inhalte auf viele verschiedene Personen verteilt, welche die für ihren Bereich relevanten Informationen aktuell halten. Damit die Informationsarchitektur eingehalten wird, muss entweder eines der oben erwähntes Intranet-in-a-box Produkt zurückzugreifen werden oder gleich eine eigene Lösung zu programmieren werden. Aber auch dies setzt ein kompetentes Team, mit Erfahrung, Kontinuität und konstanter Weiterbildung voraus.
Ab einem gewissen Grad an Komplexität muss in DevOps investiert werden. Bühnenumgebungen für Entwicklung, Integration und Test sind notwendig. Bereitstellungs- und Testprozesse müssen automatisiert werden. Office 365 und SharePoint Online ist ein Software-as-a-Service-Angebot, das sich ständig verändert. Es kommen laufend neue Funktionen hinzu oder bestehende Funktionen werden verändert und verbessert. Dies ist zwar grundsätzlich positiv, aber umfangreiche Erweiterungen erfordern ständige Aufmerksamkeit und Bereitschaft. Man muss immer darauf vorbereitet sein, auf Änderungen von Microsoft zu reagieren und die eigene Lösung gegebenenfalls anzupassen.
Im heutigen "War for Talents" ist es eine große Herausforderung, das Know-how für die Implementierung und Weiterentwicklung eines Intranets im Unternehmen aufzubauen und vor allem zu erhalten. Die meisten Kunden setzen daher auf Implementierungspartner, sei es Microsoft direkt oder ein zertifizierter Microsoft-Partner wie die isolutions AG. Diese Implementierungspartner verfügen über die Erfahrung aus früheren Projekten und investieren viel Zeit und Geld in die Weiterbildung.
Die Lösung: Intranet-as-a-Service
Wer aber den Aufwand und die Risiken eines umfangreichen Projekts scheut, kann ein Intranet-as-a-Service Angebot, wie z.B. ahead, wählen. Mit einem minimalen Onboardingaufwand bietet ein Intranet-as-a-Service die vollen Funktionalitäten eines Intranets. Der Anbieter kümmert sich um den Betrieb und die Weiterentwicklung der Lösung. Diese Produkte lassen sich anpassen, sie bieten aber nicht dieselben Freiheiten wie SharePoint.
Lego vs. Playmobil
Während ein Intranet mit SharePoint Online wie oben beschrieben ein Legobaukasten ist, bei welchem man vor allem mit Bauen beschäftigt ist, kann ein Intranet-as-a-Service Angebot mit einem Playmobil-Spielzeug verglichen werden. Ein Playmobil-Schiff lässt sich nicht in eine Burg verwandeln. Dafür kann man sofort loslegen mit Spielen. Nichts gegen Legos. Als Kind habe ich Legos geliebt. Aber wenn es um ein Intranet geht, bin ich Team Playmobil. Für welche Seite entscheiden Sie sich?
