Thomas Maeder ist selbständiger Unternehmensberater und Projektleiter. Er hat über 20 Jahre Erfahrung mit Projekten und Führungsaufgaben im Bereich digitaler Kommunikation, Zusammenarbeit und Prozesse. Mit seinem Unternehmen rethink digital berät und begleitet er Unternehmen/Organisationen bei Projekten und Fragestellungen zu Intranets/Mitarbeiterportale, Mitarbeiter Apps, Social Collaboration, Digital Workplace, Employee Experience.
Warum ist interne Kommunikation wichtig?
Wirkungsvolle interne Kommunikation schafft in einem Unternehmen/Organisation einen Mehrwert, indem sie:
- Die Kommunikation von relevanten Informationen an die verschiedenen Zielgruppen orchestriert
- Den unternehmensweiten Dialog zwischen Mitarbeitenden und zwischen Führungskräften ermöglicht
- Die gemeinsamen Werte der Unternehmenskultur vermittelt
- Das Wir Gefühl stärkt und so die Identifikation fördert
Gerade in der aktuellen Zeit, wo sich aufgrund von Home-Office und zunehmend dezentralen, flachen Organisationsstrukturen viele Mitarbeitenden nicht mehr regelmässig am Arbeitsplatz treffen, hat die Wichtigkeit der (digitalen) internen Kommunikation nochmals deutlich zugenommen.
Viele Unternehmen arbeiten mit veralteten Intranet-Lösungen. Woran könnte es liegen, dass sich viele Unternehmen immer noch schwer tun eine moderne Mitarbeiterkommunikationsplattform bereitzustellen?
Ein Grund hierfür ist sicher die Tatsache, dass Intranet-Lösungen in der Vergangenheit nicht als geschäftskritisch für den Arbeitsalltag angeschaut wurden. Was je nach Funktionsumfang eines Intranets auch stimmen mag. Dementsprechend wurden/werden Intranets z.T. sehr stiefmütterlich gemanagt.
Ein weiterer Grund ist, dass Intranet-Lösungen häufig nicht als eigentliche Anwendung oder noch besser als Produkt/Service mit einer klaren Business Verantwortung und definierten KPIs gesehen werden. Dies führt dazu, dass Intranets «nur» als Projekt eingeführt werden, und sich danach niemand wehr so wirklich für die kontinuierliche Optimierung und Erfolgsmessung verantwortlich fühlt.
Ein dritter Grund ist sicher auch die Tatsache, dass es häufig an den notwendigen digitalen Skills und Ressourcen in der Unternehmenskommunikation fehlt und zudem auch gar nicht bekannt ist, was moderne Intranets oder Mitarbeiterkommunikationsplattformen heute alles leisten können.
Interne Kommunikation zu ALLEN Mitarbeitenden wird ja in vielen Unternehmen – gerade in Industriebetrieben - immer noch als «nice to have» betrachtet. Was ist deine Meinung dazu?
Ich habe selbst nie verstanden, wie man in Unternehmen eine Zweiklassengesellschaft schafft, indem man Non-Desk Worker von der internen Kommunikation oder vom Zugriff auf das Intranet/Mitarbeiterkommunikationsplattform faktisch ausschliesst. Zumal häufig die Non-Desk Worker sogar die grösste Mitarbeiterpopulation repräsentieren.
Zum Glück hat sich dies aber stark verändert. In allen meinen aktuellen Projekten werden Non-Desk Worker und Office Worker mittlerweile als gleichwertige Nutzergruppen betrachtet. Bei Bedarf werden auch die benötigten technischen und organisatorischen Grundlagen geschaffen wie Identities/Logins für alle, Regelung für die Nutzung von privaten Smartphones für geschäftliche Zwecke etc.
Inwiefern ist die Nachfrage an einer gut funktionierenden internen Kommunikation seit COVID-19 gestiegen? Kann die interne Kommunikation durch das vermehrte Arbeiten von zu Hause profitieren?
Die Pandemie hat eine grosse Digitalisierungsdynamik ausgelöst. Mehr denn je sind funktionierende, digitale interne Kommunikationskanäle unverzichtbar geworden – E-Mails nur an Office Worker reichen heute eben nicht mehr.
Ich denke die interne Kommunikation kann von der Pandemie insofern profitieren, dass in vielen Unternehmen/Organisationen in den letzten Monaten die Technologie modernisiert (Cloud, Software as a Service) und neue Tools wie z.B. Microsoft Teams verfügbar gemacht wurden. Jetzt geht es darum, diese neuen digitalen Möglichkeiten im Rahmen einer integrierten Mitarbeiterkommunikation zu nutzen.
Was sind deiner Meinung nach die grössten Herausforderungen in der internen Kommunikation für Schweizer Unternehmen?
Die personellen Ressourcen und digitalen Skills sind in der internen Kommunikation häufig sehr beschränkt. Das wird sich wohl auch kaum ändern. Andererseits sind die Ansprüche der Mitarbeitenden an eine zeitgemässe interne Kommunikation und die digitalen Kanäle gestiegen. Dazu kommt noch die rasante und z.T. unübersichtliche technologische Entwicklung. Die interne Kommunikation ist deshalb gut beraten, wenn sie sich entsprechende Expertise und Unterstützung holt, um Schritt zu halten und kontinuierlich besser zu werden.
Hat die Covid-19 Epidemie die Anforderungen an die Kommunikationskanäle verändert?
Nicht grundsätzlich. Ich würde aber sagen, dass der Druck gestiegen ist in einem Unternehmen/Organisation funktionierende, digitale interne Kommunikationskanäle zu haben. Kanäle die sowohl inhaltlich wie auch technologisch State of the Art sind - und für Desk Worker wie eben auch Non-Desk Worker von überall und mit allen Geräten zugänglich sind.
Welche Kriterien sind matchentscheidend bei der Auswahl des richtigen Tools für ein Intranet?
Der Begriff «Intranet» ist sehr unscharf und es gibt die verschiedensten Ausprägungen. Ich empfehle deshalb Kriterien abgeleitet von diesen 3 Fragestellungen:
- Welche Prozesse/Anwendungsfälle für welche Mitarbeiterpopulation sollen adressiert werden?
- Welche Technologien werden heute intern bereits eingesetzt und welche Skills stehen intern zur Verfügung?
- Welche Kompetenz und Zusammenarbeit erwartet man vom Dienstleister/Anbieter des Tools?
Weiter könnte man natürlich auch noch das Kriterium Cloud oder Nicht-Cloud aufzählen. Aber hier bin ich ganz klar der Meinung, dass heute für eine zeitgemässe Mitarbeiterkommunikationsplattform nur noch ein Tool/Software as a Service aus der Cloud in Frage kommt.
Wer sind aus deiner Sicht die wichtigsten Stakeholder in einer Organisation bei der Einführung eines neuen Tools?
Tools oder Software sind ja immer «nur» dafür da, bestimmte Prozesse/Anwendungsfälle für bestimmte Mitarbeiter zu digitalisieren und hoffentlich zu vereinfachen. Bei einem Intranet bzw. Mitarbeiterkommunikationsplattform sind alle Mitarbeiter betroffen und gleichzeitig auch die wichtigsten Stakeholder. Es empfiehlt sich daher die gesamte Mitarbeiterpopulation zu segmentieren, um die spezifischen Bedürfnisse der einzelnen Nutzergruppen besser zu verstehen und zu berücksichtigen.
Weitere Stakeholder bei Intranets/Mitarbeiterkommunikationsplattformen sind natürlich Kommunikation, HR, IT, Business – also eigentlich das ganze Unternehmen.
