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Seit Mai 2024 setzt die Stadt Baden in der internen Kommunikation auf die Plattform ahead. Baden ist die bevölkerungsreichste Gemeinde des Kanton Aargau mit über 22.000 Einwohnenden. Als bedeutendes wirtschaftliches und kulturelles Zentrum hat Baden eine wichtige Rolle in der Region. Die Badener Stadtverwaltung erbringt verschiedenste Dienstleistungen für die Bevölkerung in Baden und der Region.
In der Stadtverwaltung arbeiten rund 750 Mitarbeitende in 9 Abteilungen und an unterschiedlichen Standorten. Davon sind etwa 25% sogenannte Non Desk-User*innen – Mitarbeitende ohne eigenen Arbeitsplatz, bzw. Mitarbeitende, die mobil unterwegs sind.
Ausgangslage
Die Stadt Baden stand vor der Herausforderung, dass der Lebenszyklus ihrer bestehenden Sharepoint-Intranet-Lösung zu Ende ging. Dies veranlasste die Bereiche Marketing und Kommunikation, Digitale Transformation und HR, nach einer neuen Lösung zu suchen. Folgende Herausforderungen sollten mit der neuen Lösung bewältigt werden:
Es wurde ein bereichsübergreifendes Projektteam zusammengestellt und eine Nachfolgelösung gesucht. Das Team entschied sich im Rennen zwischen drei Anbietern schlussendlich für ahead. Eine grosse Wichtigkeit stellte die Migration der bestehenden Inhalte in ahead dar, bei welchem ahead tatkräftig unterstützt hat, sowie das neu erstellte Content-Konzept für ahead.
Lösung
Mit der Umstellung auf ahead Intranet, das auf "mobile first" basiert, konnten alle Herausforderungen gemeistert werden. Und das in einer Rekordzeit.
In nur drei Monaten Projektphase zwischen Kickoff und Go Live-Termin wurde das neue Intranet auf die Beine gestellt.
Folgende Schwerpunkte revolutionieren das ahead Intranet der Stadt Baden:
Usability
In ahead wird zwischen aktuellen Inhalten (News) und langfristigen Inhalt (Seiten) klar unterschieden. Das vereinfacht die Orientierung der User*innen und wichtige Inhalte können schnell gefunden werden. Im Zuge des Intranet-Projekts wurden die bestehenden Inhalte aufgeräumt: Es wurden nur wirklich relevante Inhalte migriert sowie neue Inhalte erstellt. Dies so, dass sie nicht nur über die Navigation, sondern auch über die Suchfunktion gut gefunden werden. Über die Quicklinks werden alle wichtigen Tools, wie das Zeiterfassungstool, das GEVER und der IT-Support mit einem Klick erreicht.
Identifikation
Die Co-Brand-Identität wird mit ahead sichergestellt. Dank des anpassbaren Designs, der sympathischen Namensgebung "inside.baden", einer angepassten URL und einem "baden ist"-App-Icon fühlen sich die Mitarbeiter schnell zu Hause. Zudem können die Werte, Visionen und Legislaturziele der Stadtverwaltung über den integrierten Unternehmenskompass klar kommuniziert werden.
Social Intranet
Der soziale Dialog wird mit verschiedenen Elementen gefördert. In der RubrikStory haben alle Mitarbeiter die Möglichkeit, Inhalte aus ihrem Arbeitsalltag mit der gesamten Stadtverwaltung zu teilen, wie man es von den gängigsten Social-Media-Plattformen kennt. Dies fördert den Austausch von unten nach oben. Durch Reaktionen und Kommentare auf Nachrichten, Stories und Seiten sowie den Community-Marktplatz war das Engagement auf "inside.baden" überraschend hoch.
Das Go-Live des neuen Intranets wurde mit Hilfe einer internen Kampagne, inklusive Wettbewerb, klar kommuniziert. Der Wettbewerb forderte die Mitarbeitenden auf, im Rahmen einer Story ihre «Insider*innen-Tipps» zu teilen. Wer die meisten Likes erhielt, gewann ein Frühstück für das eigene Team. Dieser Start sorgte für grosses Interesse für das neue Intranet und viele Interaktionen von Beginn an.
Nutzen
Diese Erfolgsgeschichte ist ein Beispiel dafür, wie die interne Kommunikation in öffentlichen Verwaltungen organisiert werden kann und wie die Mitarbeitenden mit den richtigen Instrumenten und Kommunikationsstrategien unterstützt werden können. Mit ahead Intranet wurde nicht nur die Kommunikation revolutioniert, sondern auch ein stärkeres Zugehörigkeitsgefühl unter der vielfältigen Belegschaft gefördert.
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